Digitale Workshops

Sie glauben nicht an digitale Workshops? Erfahren Sie unsere 4 goldenen Regeln für erfolgreiche Online-Workshops.

Workshops haben enormes Potential. Als Kick-off eines Projektes eignet sich keine Maßnahme besser, als der intensive gemeinsame Austausch aller Beteiligten über die Ziele und Methoden der Kooperation. Das Projekt im Fokus wird alles Nebensächliche ausgeblendet, beide Seiten lernen sich persönlich kennen und die Roadmap bis zum Go-Live der Website oder des Online-Shops wird festgezurrt.

Können diese Vorteile von Workshops auch digital effizient genutzt werden? Unsere Antwort darauf ist ein klares „Ja“. Das gilt jedoch nur unter Bedingungen.

#1 Setzen Sie den Rahmen.

a) Fangen wir mit dem Einfachen an: Ermutigen Sie die Teilnehmer, die Kameras einzuschalten - es ist sehr wichtig, sich ins Gesicht schauen zu können. Kommunikation ist der Schlüssel und die Mimik Quelle für so viele zusätzliche Informationen. Außerdem erhöht es das Engagement, jeden zu sehen und die Kamera eingeschaltet zu haben.

B) Vereinbaren Sie zu Beginn mit den Teilnehmern die Regel "keine anderen Geräte" und achten Sie darauf, dass Benachrichtigungen auf dem Laptop/Arbeitscomputer für die Dauer des Workshops ausgeschaltet sind. Persönliche Workshops haben den Vorteil, dass jeder seine volle, ungeteilte Aufmerksamkeit aufbringt. Die digitale Version muss genauso behandelt werden, und diese Umgebung simuliert werden. Stellen Sie sich vor, Sie zücken Ihr Handy und beantworten Ihre E-Mails... der Fokus ist verloren und die geistige Kapazität nicht ausgeschöpft.

#2 Gestalten Sie die virtuelle Umgebung attraktiv.

Das Jahr 2020 hat die Nutzung von Videokonferenzen flächendeckend zur Norm gemacht. Ganz gleich, ob mit Zoom, Adobe Connect, Cisco WebEx oder Microsoft Teams – gewöhnliche Meetings funktionieren mit diesen Programmen hervorragend. Für einen Workshop braucht es jedoch mehr als das Teilen des Bildschirms und das Führen durch eine Präsentation. Was fehlt, ist die gemeinsame Arbeitsgrundlage, auf die alle Teilnehmer zeitgleich zugreifen und sich einbringen können. Gerade in der Anfangsphase eines Projekts ist es wichtig, möglichst viele Ideen zu sammeln und eine gemeinsame Vorstellung von der Optik und den Funktionen einer Website oder eines Online-Shops zu entwickeln.

Ergänzend zu den oben genannten Videokonferenz-Tools empfehlen wir aus diesem Grund die parallele Nutzung von virtuellen Whiteboards. Alle Personen haben hier dasselbe Board im Blick, sehen die Aktivitäten der anderen Teilnehmer und können selbst Haftnotizen (engl. Sticky Notes) anpinnen – ganz so, als befänden sich alle in demselben Raum.

In unseren digitalen Workshops hat sich die Nutzung des Tools Miro (früher: Realtimeboard) bewährt, das viele nützliche Funktionen mitbringt und intuitiv zu bedienen ist – bereits nach kurzer Eingewöhnungszeit sind alle Workshop-Teilnehmer voll einsatzfähig.

*Miro Whiteboards (Screenshot miro.com)

Zusätzlich zu den essentiellen Online-Whiteboard-Funktionen, wie bspw. dem Hochladen von Bildern und Videos per Drag-and-Drop, dem Erstellen von Sticky Notes und dem Zeichnen im Freihandmodus, bietet die Miro-App eine große Auswahl an Vorlagen, mit denen Sie Ihre Whiteboards im Vorfeld strukturieren können. Sie schaffen damit den Rahmen für die kreativen und analytischen Prozesse – unerheblich, ob es sich um Ideation oder Evaluationen der Ergebnisse handelt. Die Arbeitsphasen in der Gruppe und in Stillarbeit können durch integrierte Timer abgegrenzt werden. In der kostenlosen Version können Sie drei verschiedene Whiteboards für Ihren Workshop einrichten.

An diesen Boards können Sie im Team Ideen generieren, diese ordnen und gruppieren. Mit verschiedenfarbigen Notes werden Memos und Kommentare verfasst, mit denen Sie der Fülle an unterschiedlichen Ansätzen eine eigene Struktur geben. Mit Blick auf die Projekt-Roadmap können die Ergebnisse durch eine einfache Abstimmung priorisiert werden, indem die Stimmabgabe durch kleine, verschiebbare Punkte visualisiert wird. Auf diese Weise kristallisieren sich konkrete Aufgabenbereiche heraus, die die Arbeit von Entwicklern und Web-Designern der ersten Sprints vorzeichnen.

*Miro Vorlagenauswahl (Screenshot miro.com)

#3 Nutzen Sie effiziente Methoden.

Für virtuelle Workshops ist es besonders wichtig, den gemeinsamen Arbeitsprozess vorab zu strukturieren und die Ergebnisse effizient in den Projektfortschritt zu integrieren. In einer iterativen Scrum-Organisation eingebettet, nutzen und empfehlen wir Design Thinking Methoden.

Design Thinking wird in der Praxis häufig eingesetzt, da sie in der Softwareentwicklung die Lösung komplexer Probleme erleichtert. Besonders geeignet ist Design Thinking, um neue Produkte, wie Websites oder Online-Shops zu entwickeln oder die Kundenerfahrung zu verbessern, da es den Kunden in den Mittelpunkt stellt.

Dabei ist es nicht nötig, starr an der idealtypischen Methodenstruktur festzuhalten, sondern es ist besser, diese nach den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Beispielsweise weichen Design Sprints von den eigentlichen Design Thinking Prinzipien ab. Sie beginnen damit, dass die User zunächst ignoriert werden und der Fokus auf das Business-Model gelegt wird. Daran ausgerichtet wird eine Lösung erstellt und erst dann an Usern getestet, um den Lösungsentwurf zu validieren.

Andererseits kann zu Beginn auch das empathische Hineinversetzen in verschiedene Kundentypen stehen, um ein besseres Verständnis der Bedürfnisse, Erfahrungen und Motivationen verschiedener Kundengruppen herauszustellen. Ist das erste Bild der Kunden gezeichnet, sind diese Beobachtungen in Erkenntnisse und Hypothesen zu überführen, die gemeinsam analysiert werden.

Beide Ansätze können bei professioneller Anleitung des Workshops zum Erfolg geführt werden. Generell ist zu empfehlen, dass eine Person durch den Workshop führt und von einer Phase in die nächste überleitet.

Jede Phase sollte durch ein eigenes Board und entsprechende Vorlagen einen eigenen Rahmen bekommen, was die Unterscheidbarkeit unterstützt und die anschließende Dokumentation erleichtert. Dabei ist darauf zu achten, dass die Ergebnisse in konkrete Aufgaben für Web-Designer und Programmierer übersetzt werden, damit der Workshop eine echte Starthilfe für das Projekt werden kann.

#4 Denken Sie an die Temperatur.

Sicher kennen Sie die „Emotional Journey“, welche die Gefühlslage Ihrer Kunden an den Touchpoints mit Ihrem Unternehmen visualisiert. Auch die Teilnehmer Ihres Workshops durchlaufen unterschiedliche emotionale Zustände – diese bleiben jedoch in virtuellen Umgebungen häufig unerkannt, da sie explizit artikuliert werden müssen. Nicht jede Person ist jedoch in der Lage, Unbehagen direkt begründen zu können, weshalb wir empfehlen, einen sog. "Temperatur-Check" am Ende jeder Phase durchzuführen. Dabei können Hilfsmittel zum Einsatz kommen, wie Punkteschilder, Emojis oder Symbole, die anzeigen, wie sich die Teilnehmer fühlen und wie zufrieden sie mit den (Zwischen-) Ergebnissen sind.

Diese Temperatur-Checks sind deshalb bei digitalen Workshops durchzuführen, da viele non-verbale Hinweise nicht über die Kameras übermittelt werden können, auf die die moderierende Person oder Teammitglieder in einer realen Umgebung direkt eingegangen wären. Planen Sie daher entsprechende Feedback-Phasen ein und schenken Sie Ihren Teammitgliedern die Aufmerksamkeit, die ihnen zusteht.

Wenn Sie den vorgestellten vier Regeln folgen, steht einem effizienten und fruchtbaren digitalen Workshop nichts im Wege und Sie können sich zudem über die gesparte Zeit und wegfallenden Reisekosten freuen.

Sie planen eine neue Website oder einen Online-Shop? In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch beraten wir Sie unverbindlich und vertraulich.